Bij Centraal Orgaan voor Asielzoekers

Het COA is verantwoordelijk voor de opvang en begeleiding van asielzoekers in Nederland.

Het project & het team

Ik heb samen met mijn team aan een pilot project gewerkt waarbij onder andere UX Design en de Agile werkwijze hebben geïntroduceerd binnen de organisatie van het COA. Het doel tijdens deze pilot was om de gebruikerstevredenheid onder werknemers die met COA’s internet applicatie ‘IBIS’ werken te verhogen. Wij hebben gewerkt aan de hand van een door ons opgestelde probleemstelling, waarin naast de gebruikerstevredenheid ook wensen vanuit stakeholders en wettelijke verplichtingen zijn opgenomen. Tijdens de pilot hebben wij Agile gewerkt in combinatie met de Double Diamond methode. Het team bestond uit een Business Analsist (projectleider), een Design Director en een UX Designer (ik).

Werkwijze

Aan de hand van een Kanban Board in Miro hebben we met het team de sprintplanning bijgehouden. Voor overige zaken zoals het maken van presentaties en demo’s hebben wij MS Office gebruikt. Het ontwerpen van alle visuals heb ik gedaan met de designtool Figma. Tijdens dit project hebben wij twee wekelijkse prints aangehouden met aan het einde van de sprints uiteraard ruimte voor refinement. Verder hadden wij in ieder geval een keer per maand een voortgangsmeeting of demo met stakeholders op de planning staan. 

Belangrijke inzichten

Een belangrijk inzicht tijdens dit project was dat het tijdens usability testing ook van belang is om niet alleen te kijken naar de werkzaamheden of functie van testpersonen maar ook naar hun leeftijd. Wat wij merkten was dat ons prototype voor COA medewerkers van onder de 45 jaar beduidend anders werd ervaren dan medewerkers die ouder waren. Omdat wij meer testpersonen hadden gesproken van onder de 45 jaar scoorde ons prototype ook behoorlijk goed op de SUS score (System Usability Scale). Bij de mensen die wij hebben gesproken die wel ouders waren dan 45 jaar merkten wij dat het prototype toch minder vanzelfsprekend was dan bij de jongere groep. Zelf gaven medewerkers al aan dat dit bijvoorbeeld te maken heeft met de digitale vaardigheden van deze groep, wat heel logisch is natuurlijk. Wat ik hier met name van geleerd heb is dat ik in de toekomst meer rekening zal moeten met de leeftijd en digitale vaardigheden van testpersonen zodat de uitkomst van usability tests zo betrouwbaar mogelijk is. 

Hieronder staat de lijst met methodes en deliverables omtrent dit project (dikgedrukt):